Tahun ajaran baru 2020/2021 telah dimulai serentak sejak awal bulan September 2020. Namun, tidak sedikit sekolah yang belum membuat keputusan melakukan kegiatan belajar normal atau masih menutup sekolah.

Alasannya beragam, sebagian sekolah terbatas oleh aturan PSBB dan karantina wilayah, sebagian lagi memutuskan pembelajaran jarak jauh untuk menjaga siswa tidak terinfeksi Covid-19, dan beberapa sekolah terpaksa tutup karena tidak memiliki cukup dana operasional.

Covid-19 Lumpuhkan Lebih dari 50% Sekolah Swasta

sarana dan prasarana sekolah

Pandemi Covid-19 hampir melumpuhkan segala sektor formal dan non formal di seluruh dunia, termasuk di bidang pendidikan.

Bahkan menurut hasil survei Kemendikbud pada April lalu, tercatat setidaknya ada 56% – 60% sekolah swasta di semua tingkatan yang kesulitan mendapatkan biaya operasional harian.

Walaupun pemerintah pusat dan daerah mulai melonggarkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) dan PKM, masih banyak sekolah yang kesulitan mengatur kembali anggaran mereka, khususnya untuk memenuhi protokol kesehatan yang ditetapkan pemerintah sebagai syarat mutlak membuka sekolah.

Sebab, sekolah pada umumnya memiliki sistem anggaran dengan siklus tertentu, khususnya dalam hal pendapatan.
Apabila terjadi penundaan secara masif pembayaran biaya pendidikan bulanan atau tahunan oleh para siswa, maka hal tersebut sudah pasti akan mengacaukan semua program dan kegiatan yang telah disusun.

Masalahnya sekarang adalah, bagaimana cara mengatasi masalah kekacauan anggaran yang dialami sekolah swasta di Indonesia selama new normal ini?

7 Cara Kelola Anggaran Sekolah Saat New Normal

perencanaan keuangan

Ada banyak metode untuk memperbaiki anggaran dan cash flow sekolah yang kacau karena karantina wilayah dan PSBB. Namun, tidak semua metode akan berefek sama pada setiap sekolah.

Namun, ada tujuh hal mendasar yang bisa dilakukan untuk mengelola anggaran yang kacau balau karena penundaan dan gagal bayar oleh siswa. Sebagai berikut:

1. Rancang Anggaran Belanja Prioritas

Anda tidak bisa menggunakan rancangan anggaran belanja yang dibuat pada awal tahun sebelum pandemi Covid-19 merebak di Indonesia.

Sekolah sudah pasti menggunakan sebagian dana dari program tahunan untuk menalangi kegiatan selama masa darurat pandemi.

Setidaknya sekolah pasti telah menghabiskan 30% – 50% dari total dana yang seharusnya untuk mendanai berbagai proyek dan kegiatan selama satu tahun.

Permasalahannya adalah, bagaimana cara sekolah bisa bertahan dengan dana yang tersisa hingga tahun depan?
Jawabannya sederhana. Buat rancangan anggaran belanja baru dengan skala prioritas.

Setidaknya ada beberapa garis besar prioritas yang wajib masuk dalam rancangan anggaran baru tersebut, sebagai berikut:

  • Perawatan fasilitas sekolah, seperti listrik, internet, komputer, air, dan lain sebagainya.
  • Pembiayaan fasilitas protokol kesehatan sekolah, seperti sabun cuci tangan, hand sanitizer, semprotan desinfektan, masker gratis, dan unit kesehatan sekolah.
  • Pembiayaan platform pembelajaran jarak jauh dan e-learning.
  • Gaji guru dan staf non pendidik di sekolah.
  • Serta kebutuhan operasional wajib yang harus disediakan sekolah, seperti kertas, tinta printer, dan lain sebagainya.

2. Evaluasi Proyeksi Pemasukan dan Pengeluaran

Saat Anda mulai merancang anggaran belanja baru, jangan lupa membuat beberapa evaluasi terhadap proyeksi pemasukan dan pengeluaran sekolah selama tahun 2020 ini.

Hanya menghitung anggaran dari total dana yang tersedia di kas mungkin menyebabkan ketidakseimbangan pada neraca. Bahkan sekolah mungkin juga akan mengalami defisit pada anggaran.

Hitung pula jumlah kredit atau hutang yang sekolah miliki, serta segera lakukan pelunasan atau ajukan permohonan penundaan cicilan apabila anggaran sekolah terlalu sempit.

Bagi sekolah yang pendanaannya 90% berasal dari siswa, sebaiknya segera buat beberapa modifikasi terhadap aturan pembayaran biaya pendidikan untuk menghindari siswa gagal bayar.

Pastikan bahwa cash flow atau arus kas tidak benar-benar macet. Sebab, hal tersebut akan berdampak buruk terhadap banyak sektor.

3. Hitung Ulang Cash Flow (Arus Kas)

Cash flow dalam bisnis sekolah cukup unik, sebab semua pemasukan dan pendanaan akan terjadi pada siklus tertentu, seperti tahun ajaran baru atau semester baru.

Untuk itu, seharusnya perkiraan arus kas sekolah akan menjadi jauh lebih mudah dan sederhana.

Namun, apabila anggaran belanja sekolah Anda menjadi berantakan karena efek pandemi Covid-19, maka Anda wajib menghitung ulang kecukupan dan proyeksi arus kas sekolah.

Lakukan pendataan terhadap kemampuan bayar siswa, serta total biaya bulanan yang dibutuhkan untuk operasional sekolah.

Anda harus menganalisis dengan akurat terkait masalah ini. Pastikan arus kas tidak defisit dan tetap seimbang.

4. Siapkan Dana Darurat dan Business Cash

Apakah sekolah Anda memiliki dana darurat? Bila ada, maka ini adalah saat yang tepat untuk menggunakannya.
Sebab, anggaran yang ada sekarang ini mungkin sudah terlalu sulit untuk dikembangkan lebih jauh lagi.

Anda perlu melakukan apapun agar cash flow tidak minus, salah satunya adalah menggunakan dana darurat untuk mendorong transaksi.

Namun, ada baiknya untuk tidak memakai semua dana darurat, sisihkanlah setidaknya 40% untuk kebutuhan darurat masa mendatang.

5. Siapkan Skenario Pinjaman (Capital Working Loan)

Hingga saat ini belum ada satu pihak pun yang dapat menjamin pandemi Covid-19 akan berakhir dalam waktu dekat.

Oleh sebab itu, kemungkinan besar kondisi finansial sekolah akan terus tertekan hingga tahun 2021 atau bahkan lebih.

Dengan kondisi tersebut, sekolah mungkin tidak akan memiliki anggaran yang tersisa untuk menjalankan operasional harian serta membayar gaji guru dan staf.

Lalu, apa hal terbaik yang bisa dilakukan dalam kondisi tersebut?

Buatlah rencana dan skenario pengajuan pinjaman, khususnya pada jenis pinjaman modal kerja (capital working loan).

Sekolah bisa menggunakan dana dari pinjaman ini untuk memastikan arus kas tetap berjalan, dan semua tagihan bisa dibayar sebelum jatuh tempo.

Baca Juga : Siap 100% E-Learning? Simak Beban Biaya Sekolah dan Fasilitasnya

6. Hitung dan Proyeksikan Segala Risiko

Kekacauan anggaran yang sedang sekolah alami saat ini merupakan bukti bahwa masih minimnya risk management dalam penganggaran.

Oleh karena itu, Anda wajib memperhitungkan segala risiko yang mungkin akan terjadi dalam rancangan anggaran baru.

Namun, Anda mungkin tidak bisa menggunakan rancangan anggaran dari tahun-tahun sebelumnya untuk merumuskan langkah risk management di rancangan baru.

Hal terbaik yang bisa dilakukan saat ini adalah merumuskan kemungkinan sebanyak mungkin untuk menekan dampak dari risiko yang akan terjadi.

7. Tekan Anggaran Pada Belanja Konsumtif

Walaupun terlihat sederhana dan mudah dikerjakan, faktanya efisiensi anggaran adalah hal paling sulit serta membutuhkan waktu yang panjang untuk dilakukan.

Anda harus benar-benar menghitung semua kebutuhan dari setiap divisi dan memastikan mereka tidak mengalami kekurangan.

Dengan kata lain, Anda harus membuat segalanya menjadi lebih efektif dan efisien dari penggunaan sebelumnya.
Selain itu, akan lebih baik untuk menghindari segala bentuk pengadaan dan pembelian barang yang tidak terlalu berhubungan dengan program sekolah.

Anda bisa melakukan upgrade fasilitas setelah kondisi finansial dan cash flow lebih stabil.

Pinjaman Modal Kerja Pintek untuk Bertahan Saat Krisis

pinjaman pendidikan

Dari ketujuh metode pengelolaan anggaran sekolah di atas, menyiapkan skenario pinjaman modal kerja merupakan cara yang paling rasional selain merancang anggaran baru serta efisiensi belanja.

Bahkan ketika Anda tidak lagi memiliki waktu yang cukup untuk merumuskan rancangan anggaran, Anda masih bisa menerapkan rancangan sebelumnya dengan beberapa revisi serta penyesuaian.

Namun, Anda mungkin tetap menemukan beberapa celah yang tidak ter-cover sepenuhnya oleh anggaran.

Bahkan bila Anda memaksakan untuk memakai dana darurat dan business cash, sekolah mungkin akan menanggung lebih banyak risiko dari sebelumnya.

Mengajukan pinjaman modal kerja bukanlah skenario terburuk. Hal terakhir dan terburuk yang bisa Anda lakukan adalah memakai dana darurat atau menjual aset.

Silahkan pelajari hal terkait pinjaman modal kerja disini.